公安派出所檔案管理辦法(試行)

公安派出所檔案管理辦法(試行)

公安派出所檔案管理辦法規範了業務檔案，戶籍檔案，文書檔案，聲像檔案，保管、利用、銷燬等多方面的內容，具體如下。

頒佈單位：公安部

文       號：暫無資訊

頒佈時間：1994-02-28

實施時間：1994-02-28

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規章

第一章 總則

第一條 為加強公安派出所檔案的制度化、規範化管理，更好地為公安工作和經濟建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》和公安檔案管理的有關規定，特制定本辦法。

第二條 公安派出所檔案是指公安派出所在治安行政管理、防範和打擊處理違法犯罪活動中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像等材料，經立卷而成。它是公安檔案的組成部分，必須加強管理。

第三條 派出所檔案管理工作是派出所工作的組成部分，是基層基礎業務建設的內容之一，要加強領導，建立健全管理制度，並將它列入工作計劃和目標管理考核的範圍。

第四條 派出所檔案分為業務、戶籍、文書、聲像檔案四個部分。

第二章 業務檔案

第五條 重點人口卷

根據公安部《關於重點人口管理工作規定》(公發[1985]18號檔案)，對列管的重點人口(包括暫住人口中的重點人口)進行管理中形成的有關材料，應當建立重點人口卷。已經查實的有法律效用的材料，立為正卷;內部審批的和未經查實的材料，立為副卷。

正卷主要存放：

(一)調查處理的意見、結論材料;

(二)法律文書，如判決書、裁定書、決定書、保證書、出監鑑定、執行通知書(包括勞改釋放、解除勞教、刑滿釋放、緩刑、假釋、判處管制、保外就醫、監外執行、取保候審、剝奪政治權利、監視居住等);

(三)政治歷史、社會關係材料;

(四)詢問記錄、筆供、物證、照片材料(物證實物分別存放);

(五)已查實的群眾檢舉、調查及旁證材料;

(六)撤管、變類審批表。

副卷主要存放：

(一)確定列管物件的報告，呈批表及領導批示等材料;

(二)內部填制的各種登記表、照片、指紋、筆跡、血型(毛髮);

(三)未經查實的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料;

(四)積累的歷次政治表現或撤銷管理的材料;

(五)其他有參考價值，但不宜對外的材料;

(六)耳目提供未證實的材料。

第六條 偵查卷

派出所偵查一般刑事案件形成的材料，應當建立偵查案卷。

卷內主要存放：

(一)報案材料;

(二)受理刑事案件登記表;

(三)案犯照片和傳喚通知書;

(四)現場勘查筆錄、現場圖、照片、鑑定材料;

(五)群眾檢舉和調查材料;

(六)訊問筆錄、詢問筆錄、陳述材料;

(七)結案或銷案材料;

(八)其他有關材料。

第七條 治安管理處罰卷

派出所在辦理違反《中華人民共和國治安管理處罰條例》案件中形成的材料，應當建立治安管理處罰卷。

卷內主要存放：

(一)治安管理處罰審批表、處理、調查報告;

(二)治安管理處罰裁決書和被處罰人員照片、回執;

(三)傳喚證;

(四)暫扣物品清單、發還收據;

(五)違反治安管理沒收財物收據、調贓單、罰款收據、保證金收據、上交憑證;

(六)訊問、詢問筆錄;

(七)調查證據材料;

(八)現場勘查記錄、鑑定材料;

(九)驗傷單、經濟賠償協議書、擔保書和醫藥費憑證、賠償費收據;

(十)其他需要儲存的材料。

第八條 耳目卷

經派出所所長批准建立的耳目，在對其審批、考查、使用過程中形成的材料，應當建立耳目卷。耳目卷分個人卷和工作卷。

個人卷主要存放：

(一)建立耳目報告、登記表、審批表;

(二)耳目代號及照片;

(三)耳目的歷史、自傳的審查材料;

(四)對耳目工作考察教育、獎懲材料;

(五)對耳目使用意見、接頭聯絡辦法;

(六)耳目生活補助單據;

(七)耳目停止使用、清洗和死亡材料;

(八)耳目關係轉移和交接手續材料。

工作卷主要存放：

(一)向耳目佈置工作記錄;

(二)耳目送交的情報、書面報告;

(三)耳目口頭彙報記錄、核實材料;

(四)與耳目聯絡有儲存價值的信件;

(五)其他有價值的材料。

第九條 事故卷

在調查處理一般交通、治安、自然災害事故中形成的材料，應當建立事故案卷。

卷內主要存放：

(一)事故情況報告;

(二)現場勘查記錄、照片或草圖、物證和鑑定材料;

(三)詢問當事人和證人筆錄;

(四)調查材料;

(五)對事故定性處理意見、報告、批示及調解協議書;

(六)對事故責任者處罰裁決書、罰款及賠償收據;

(七)當事人申訴材料。

第十條 船舶卷

水上派出所在對船舶管理工作中形成的材料，應當建立船舶卷。

卷內主要存放：

(一)船舶登記表、出海船舶戶口登記表;

(二)船民變動情況表、冊;

(三)船(漁)民政治、歷史和社會關係材料;

(四)船隻發生治安、刑事案件和事故情況登記表。

第十一條 特種行業、公共場所管理卷

在對特種行業、公共場所管理工作中形成的材料，應當建立特種行業、公共場所管理卷。

卷內主要存放：

(一)單位基本情況登記表和有關材料;

(二)工作人員登記表和審查材料;

(三)各項工作規章制度(如治安工作責任制度、管理人員崗位責任制度、住宿登記和門衛值班制度、財物保管制度等);

(四)治安保衛組織和安全保衛工作檢查材料;

(五)重點人口和刑滿釋放人員、解除勞教人員等幫教物件登記表;

(六)發生治安、刑事案件情況登記表;

(七)火災及其他事故材料。

第十二條 鄉鎮企業、事業單位管理卷

在對鄉鎮企業、事業單位開展工作過程中形成的材料，應當建立鄉鎮企業、事業單位管理卷。

卷內主要存放：

(一)鄉鎮企業、事業單位基本情況登記表;

(二)保衛組織(包括治保會、消防組)和人員名冊及照片、登記材料;

(三)各項保衛制度(如治安崗位責任制度和門衛、防火、安全檢查制度等);

(四)重點要害部位登記表;

(五)貴重物品保管情況登記表;

(六)重點人口、刑滿釋放人員、解除勞教人員等幫教物件登記表;

(七)治安案件、刑事案件發案、破案以及治安災害事故登記表;

(八)治安檢查評審、獎懲材料等。

第十三條 四類分子卷和死亡人員卷

鑑於四類分子檔案是歷史的產物，單獨管理，原卷不再重整。有條件的可以向縣、市公安局移交，統一管理。

原有的死亡人員卷繼續保留，本《辦法》頒佈後，凡被公安機關處理過或是被派出所作為工作物件的死亡人員，將死亡人員登記表及有關材料，歸入過去形成的案卷內，並在原檔目錄和卡片內註明，將卡片轉到死亡人員目錄內，以便統計掌握。

第十四條 備查卷

對工作中獲取、積累的具有一定參考價值的線索材料，有一般政治歷史問題的人員材料以及其他卷無法包括的材料，應當建立備查卷，重點人口撤銷管理後的材料歸入備查卷。

第十五條 重點人口卷、偵查卷、治安管理處罰卷、耳目卷、事故卷、船舶卷、特種行業公共場所管理卷、鄉鎮企業事業單位管理卷、死亡人員卷、備查卷，應當以單位、案件或人頭建檔，按一案一卷、一人一卷、一個單位一卷、一人多卷或多人一卷整理，分類編目，集中存放。一個人或一案的材料要集中，物件被多次處理的，按處理時間先後排列。

重點人口卷、備查卷，城市以轄區段分類，以門牌次序編排統一卷號;農村以村、街分類，統一編卷號。

第三章 戶籍檔案

第十六條 常住戶口卷

派出所在日常管理工作中積累的居民家庭狀況，包括領養子女、入戶通知書、分戶、姓名更改、年齡更正的材料;出國出境和回國、應徵入伍和復員轉業以及勞改釋放、解除勞教的登出、恢復戶口的材料;精神病人情況記載、婚姻糾紛等有關材料，應當按類組卷，並在戶籍表內註明。

第十七條 暫住戶口卷

外地來本轄區經商、務工、從事第三產業等人員建立暫住戶口卷。

卷內主要存放：

(一)暫住證的存根;

(二)暫住戶登記表、居民身份證號碼、照片;

(三)暫住戶原籍區、鄉政府或公安機關證明;

(四)租賃房主的合同或證明和務工單位證明或營業證明;

(五)群眾檢舉、調查證明材料;

(六)其他需要儲存的材料。

派出所在辦理暫住戶違法案件中形成的材料，可根據其性質和內容歸入各有關業務檔案內。

第十八條 船民卷

船民卷主要存放：

(一)申請《船民證》、《臨時船民證》或《臨時出海船民證》登記表;

(二)船、漁民政治歷史審查表及調查材料;

(三)船、漁民現實表現和獎懲材料;

(四)船民出入港(海)或流動情況登記表。

第十九條 居民身份證卷

派出所在管理居民身份證工作中形成的有關材料，應當建立居民身份證券。

第二十條 戶口簿冊

派出所在戶口管理工作中形成的常住戶口登記表(內冊)、辦理居民身份證的有關表冊以及戶口變動過程中的憑證、存根、登記簿、表等具有簿冊特點的戶籍材料，應當整理歸檔。

第二十一條 戶口簿冊的整理應當按照路名、門牌、自然村進行排列裝訂;戶口變動、發放居民身份證、臨時身份證過程中的憑證、存根、登記簿表等按年、月、日排列裝訂，編目立卷。

第四章 文書檔案

第二十二條 派出所工作中形成的計劃、總結、年報、月報、會議記錄、敵情社情簡報、專題報告和各種登記簿冊、業務統計報表應建文書卷。

上級公安機關、有關部門對派出所發的指示、規定、辦法、條例、細則、重要通知、通報等檔案材料，作為資料存本所備查。

第二十三條 文書檔案按照本地區文書材料立卷歸檔的規定組卷。案卷定期向區、縣(市)公安局檔案室移交。

第五章 聲像檔案

第二十四條 派出所在工作中以感光或磁性等材料為載體、用攝錄等手段形成的聲像材料，如錄音、錄影等材料，應當建立聲像檔案。

第二十五條 聲像材料按照《公安機關聲像檔案管理辦法(試行)》的規定組卷。

第六章 保管、利用、銷燬

第二十六條 派出所應當有庫房保管檔案，並落實防火、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等安全措施，保證檔案材料的安全。

第二十七條 派出所專職或兼職的檔案員(內勤)負責全所檔案材料的管理和利用;外勤民警管理本責任區內有關檔案材料積累和立卷;戶籍簿冊由內勤負責;案件材料的整理立卷由承辦人負責。

第二十八條 編制檢索工具。為了及時正確提供利用和便於統計，必須製作必要的目錄索引或人物卡片等檢索工具。各外勤(戶籍段)民警對責任區內材料還應建立材料登記簿。

第二十九條 內外勤聯絡制度。檔案員與外勤民警之間要及時溝通情況。對各類人員情況的變動，檔案員應通知外勤民警;檔案員收到新轉來或外勤送來的物件材料，在歸檔後，要及時通知有關外勤民警。

第三十條 檔案的傳遞。檔案一般應由常住戶口所在地派出所管理，戶口遷出後，由戶籍民警在一個月之內將重點人口、戶籍檔案轉戶口遷入地派出所，檔案員做好登記收發手續。外來人口違法犯罪的材料存發案地派出所，並將情況通報違法犯罪人員戶口所在地派出所。

第三十一條 建立檔案材料的保密、借閱制度。派出所檔案材料屬公安機關內部機密，提供利用時要分清內外。副卷、耳目卷一律不對外提供，注意保密。檔案員(內勤)要嚴格借閱手續，做好接待利用的記載，掌握並積累利用檔案的效果。

第三十二條 不歸檔的材料及其銷燬手續

(一)已查明否定的嫌疑材料;

(二)從有關單位摘抄的無利用價值的人事材料;

(三)文書檔案中的重份檔案及無用的底稿等;

(四)各類重複表格、重份材料、聯絡工作介紹信;

(五)其他無保留價值的材料。

不歸檔材料的銷燬要逐份登記，經派出所領導批准和上級機關檔案部門複核後銷燬。

第三十三條 派出所檔案的檔號和保管期限

(一)派出所的檔號劃分

可根據派出所的特點和公發[1991]9號檔案統一分類的原則，業務檔案以漢語拼音字母PY為標誌，分類PY1、2……10;文書檔案PW按年代;戶口檔案PH;聲像PSH(編號)。

(二)派出所檔案保管期限

業務檔案：

1.重點人口卷 長期

2.偵查卷 長期

3.治安管理處罰卷 短期

4.耳目卷 長期

5.事故卷 短期

6.船舶卷 長期

7.特種行業、公共場所管理卷 長期

8.鄉鎮企業、事業單位管理卷 長期

9.四類分子卷和死亡人員卷 長期

10.備查卷 長期

戶籍檔案：

1.常住戶口卷 長期

2.暫住戶口卷 短期

3.船民卷 長期

4.居民身份證案卷 長期

5.戶口簿冊 長期

文書檔案：

1.計劃、總結、年報 長期

2.專題報告、會議記錄 長期

3.敵社情簡報 短期

4.各種登記簿冊 短期

5.月、季度報表 短期

6.上級來文卷 長期第七章 附則

第三十四條 鐵路、交通、林業、民航和邊防等各專業公安派出所，可參照本辦法制定實施細則。

第三十五條 本辦法自下發之日起執行。