國家工商行政管理局關於私營企業檔案管理暫行規定

國家工商行政管理局關於私營企業檔案管理暫行規定

國家工商行政管理局關於私營企業檔案管理暫行規定中明確了私營企業檔案管理的具體任務、檔案材料的立卷與歸檔要求、規範了日常監督管理材料以及檔案的保管要求，規範檔案的合理利用等內容，具體如下。

頒佈單位：財政部

文       號：工商個字[1993]第225號

頒佈時間：1993-07-25

實施時間：1993-07-25

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規章

第一章 總則

第一條 為了加強私營企業檔案管理，發揮檔案在私營企業管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國私營企業暫行條例》及有關規定，制定本規定。

第二條 私營企業檔案是工商行政管理機關依法對私營企業實施登記管理、監督管理過程中形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的組成部分。

第三條 私營企業檔案管理的任務是：接收、整理私營企業檔案材料，保護私營企業檔案材料的完整與安全，積極開發利用檔案資料，為私營企業管理提供基礎資訊。

第四條 各級工商行政管理機關應依照本規定管理私營企業檔案，接受上級工商行政管理機關和同級檔案行政管理部門的業務監督和指導。

第五條 私營企業檔案由核准登記該企業的工商行政管理機關建立和管理。

第六條 私營企業檔案按戶建檔，一戶一檔，一檔多卷。私營企業分支機構的檔案在該企業檔案中單獨立卷。

異地設立的私營企業分支機構在經營地單獨建檔。

第二章 檔案材料的立卷與歸檔

第七條 私營企業的檔案材料由開業登記材料、其他登記材料、日常監督管理材料和其他材料組成：

一、開業登記材料：

《私營企業申請開業登記註冊書》;

《私營企業負責人履歷表》;

私營企業開業申請書;

有限責任公司的公司章程;

合夥企業的合夥人協議書;

申請人及合夥人、投資者身份證明;

場地使用證明;

資金證明;

管理、技術人員名冊;

部門審批檔案;

其他有關檔案證明。

二、其他登記材料：

《私營企業申請變更登記註冊書》;

變更登記申請書、合夥人協議書、董事會決議書;

《私營企業負責人履歷表》;

私營企業遷移申請表;

私營企業異地設立分支機構申請登記表;

《私營企業申請登出登記註冊書》;

登出登記提交的申請書、合夥人協議書、董事會決議書;

債權債務清償證明或債務清償保證書;

完稅證明;

企業與僱工解除勞動合同檔案;

營業執照;

企業轉讓協議書;

其他有關登記材料。

三、日常監督管理材料：

《私營企業年檢報告書》及其他年檢材料;

違法違章記錄材料、處理決定及執行情況;

營業執照或副本遺失申請補辦材料;

《私營企業停業報告書》;

《私營企業復業報告書》;

停業申請書、合夥人協議書、董事會決議書;

其他監督管理材料。

四、其他材料：

發明、創造、技術革新成果、專利產品及獲省、部級以上名優產品稱號的證明副本或影印件;

各種資質證書、產品合格證的影印件;

私營企業從業人員中縣級以上人大代表、政協委員及參加民主黨派、社會團體憑證的影印件;

有儲存價值的其他材料。

第八條 私營企業登記和監督管理人員應將在登記管理和監督管理過程中形成的檔案材料及時送交檔案管理人員。送交時應確保檔案齊全，圖文字跡清晰，格式標準統一，並辦理送交手續。對不符合要求的，檔案管理人員不予接收。

第九條 接收的檔案材料要進一步整理，對破損的材料進行修補或複製，複製件放在原件後面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，應按卷宗大小摺疊整齊。對字跡難以辨認材料，應當附上抄件。材料上的金屬物要剔淨。

第十條 檔案管理人員應根據檔案材料的形成時間或自然順序用阿拉伯數字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角，空白麵不編號。

聲像材料應當用文字標出錄攝的物件、時間、地點。

第十一條 根據私營企業檔案材料編頁順序，分別填寫私營企業開業登記材料目錄、私營企業其他登記材料目錄、私營企業監督管理材料目錄和私營企業其他材料目錄。

第十二條 私營企業檔案材料應按“開業登記材料”、“其他登記材料”、“監督管理材料”和“其他材料”進行分類整理，分別裝訂成卷。並把每類首頁加蓋檔案戳。註明案卷號及目錄號，裝入檔案盒。並按行政區(16位)流水號(6)位編制檔案號。

歸檔材料中如有檔案、材料說明，均應填寫在備考表內。同時，將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填寫清楚。

新形成的檔案材料應定期訂到卷內。

第十三條 填寫私營企業檔案檢索卡片，建立私營企業檔案檢索系統。

第十四條 私營企業登出登記後，各卷檔案材料按“開業登記材料”、“其他登記材料”、“監督管理材料”和“其他材料”的順序合訂為一卷，原各卷檔案目錄不動。

登出登記後的私營企業檔案應單獨存放並建立私營企業登出登記檔案檢索系統。

第三章 檔案的保管

第十五條 私營企業檔案為永久性保管檔案。

第十六條 私營企業檔案應有專人管理並保持管理人員的相對穩定。檔案管理人員應熟悉私營經濟管理業務和檔案管理業務，要有高度的責任感。檔案管理人員調動工作時，應在離職前做好檔案的移交工作，辦理移交手續。

第十七條 私營企業檔案要有專門裝具，並應有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光(紫外錢)、防塵等設施。

第十八條 私營企業聲像檔案應根據其保管期限定期複製。

第十九條 私營企業檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，並作記錄。對於破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時採取防治措施，並進行修補和複製。發現案卷丟失的，應立即向領導彙報，並積極查詢，寫出處理報告。

第二十條 積極採用現代化的管理方法，逐步實現私營企業檔案的計算機管理以提高檔案的管理水平和利用效率。

第四章 檔案的利用

第二十一條 利用私營企業檔案，須持有介紹信等合法證明，經檔案管理人員及主管檔案的處(科、股)長同意後，方可利用。

複製的私營企業檔案材料，應由檔案管理人員與原件核對後，加蓋證明章。

第二十二條 查閱私營企業檔案應有專門場所，並注意監護。私營企業檔案利用者不得修改、汙損、標註、撕拆、抽調、散失、銷燬和轉借檔案材料。

第二十三條 未經檔案存放地工商行政管理機關授權和批准，任何單位和個人無權公佈私營企業檔案材料的內容。

第二十四條 除公、檢、法和工商行政管理機關外，任何單位或公民利用私營企業檔案，應支付費用，收費標準參照國家檔案局和國家物價管理部門制定的標準執行。

第五章 附則

第二十五條 私營企業檔案的卷皮、卷盒、目錄頁、備考表，可參照《中華人民共和國國家標準GB9705-88》制定。

第二十六條 各地工商行政管理機關可根據本規定製定具體的立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度和檔案管理人員崗位責任制度。

第二十七條 本規定自發布之日起執行。