合同保管及歸檔制度的要求是什麼？

一、合同保管及歸檔制度的要求是什麼?

1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。

2、儲存的合同文檔每半年清理覈對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄爲依據，編制合同統計清單。

4、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理組辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的儲存條件：防火，防潮。

7、合同文檔必須專人負責管理。

二、合同保管及歸檔的特點

1.突出的依據憑證性

依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律後果。由於具有這一作用，在市場經濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經營者、管理部門以及檔案工作者的重視。

2.形式與內容的規範性程序較高

合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對於合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視爲無效合同。

在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經常發生的“證據滅失”問題，原因正是對合同形式與內容的規範性要求不甚瞭解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。

3.時效性強

時效是一個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律後果。《合同法》《民法》等許多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規定，可以說時效性特徵貫穿於合同始終。

合同保管及歸檔處理的關鍵在於避免發生丟失，以保證後期發生矛盾和糾紛時，可以按照合同條款的規定來進行舉證處理。用人單位應當明確專門人員對合同進行管理，並按照歸檔的相關制度建立秩序，避免合同損失的情況發生。