公司重要文件保管处理规定

公司重要文件保管处理规定

第一条 设立目的

为规范本公司重要文件的保管处理工作，特制订本规定。

第二条 适用范围

本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定执行。

第三条 重要文件的分类

重要文件分为四类：

1．最重要文件（日常用）；

2．最重要文件（非日常用）；

3．一般重要文件（日常用）；

4．一般重要文件（非日常用）。

其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响到文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。

日常用文件是指工作人员在日常业务中经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。

第四条 重要文件保管场所及保管期限

1．保管场所

一般情况下，重要文件的收藏、保管场所按如下规定进行。但可根据文件的性质、数量及处理方法的不同作适当变更。

（1）地下室内贵重物品库应存放对于人民民主专政特别重要的材料。

（2）各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。

（3）地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。

（4）各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。

（5）现场保管（在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。

2．保管期限

保管期限需按照文件的不同性质、数量及处理方法的不同做不同期限保存。

第五条 重要文件的整理保存

仓库内文件的整理保管由_____部门承担。部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交_____部门。部门在安置文件时应考虑平时的使用频率。

同时，负责部门需提供文件在保管期间所需的适宜环境。温度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等准备。

第六条 重要文件的搬运

1．对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。

2．如确实需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部门负责实施，

3．_____部门将重要文件搬出加以收藏时须按如下规定执行：

（1）正常情况下文件处理完结时，要经过_____部门书面审批，方能搬运；

（2）在特别紧急危险时，可先搬出文件，后补充各项文书证明；

（3）在发表紧急状态宣言时，可口头请示_____部门，得到批准后方可搬运。

4．收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由_____部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大、保管场所不足时，应预先与_____部门协商，给予增加或变更保管场所。

第七条 重要文件的销毁

对于保管期满的文件，_____部门在征求_____部门领导意见后可予以销毁。并做好详细登记。

第八条 附则

本规定经_____核准后实施，增设修订亦同。

本规定最终解释权归本公司。