公安机关声像档案管理办法(试行)

行政法类
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公安机关声像档案管理办法(试行)

公安机关声像档案管理办法规范了声像档案归档范围、声像档案的归档要求、声像档案的保护与管理要求、声像档案的保护与管理、声像档案利用、公安声像档案管理制度等多个方面的内容，以促进加强公安声像档案的科学管理，具体办法如下。

颁布单位：公安部

文号：暂无信息

颁布时间：1994-02-28

实施时间：1994-02-28

时效性：现行有效

效力级别：部门规章

第一章总则

第一条为加强公安声像档案的科学管理，便于保护和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》制定本办法。

第二条公安声像档案是指公安机关在工作活动中，以感光或磁性等材料为载体，用摄、录等手段形成的，有保存利用价值的照片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等材料。

第三条公安声像档案是公安档案的组成部分，是公安工作真实的历史记录，对于研究各项公安业务工作，维护社会治安，为社会主义经济建设服务具有重要价值。

第四条公安声像档案实行由业务部门整理、档案部门集中统一管理的原则，任何单位和个人不能以任何理由据为己有。

第二章声像档案归档范围

第五条凡是公安机关工作活动中形成的、办理完毕的、具有保存利用价值的声像材料均应归档。

(一)党和国家领导人及上级党政机关主要领导人视察、指导本单位和本地区公安工作时形成的声像材料;

(二)上级公安机关和本地区在组织实施重大行动、活动及处置各种突发事件中形成的声像材料;

(三)本机关领导人在重大活动中形成的声像材料;

(四)在警卫工作中形成的声像材料;

(五)召开的各类重要会议所形成的声像材料;

(六)在重要专业和大型群体活动中作中形成的声像材料;

(七)在对内、对外的宣传、出版工作中形成的声像材料;

(八)在各项公安外事活动中形成的声像材料;

(九)在公安系统重大工程建设中形成的声像材料;

(十)本机关历任领导人，英模照片，机关办公地址变迁照片和录像;

(十一)在重要通信联络中形成的声像材料;

(十二)其他有保存价值的声像材料。

第三章声像档案的归档

第六条公安声像档案的整理和接收

(一)公安声像档案中照片必须由正片、负片(底片)及文字说明三个部分组成，同时归档。正片要装入像册，负片要装袋，一张一袋，正、负片要分别存放。但分类、标号要一致，每组照片的说明文字要完整(拍摄对象、时间、地点、中心内容、拍摄者)、简练准确;

(二)归档的声像材料必须是原版(即经过视、音频处理编辑过的成品)、原件，内容完整，图像清晰，数据准确，并附有详细的文字说明，保持历史原貌和自然形成规律;

(三)公安声档案以盘、合、本、张为保管单位;

(四)各级公安机关业务部门的经办人员在摄、录工作完成后，经过整理加工，及时向档案部门移交归档;

(五)公安声像档案中的录音带、录像带和影片要装盒保存，保证磁带不变形;

(六)公安声像档案归档时要填写《移交登记表》，包括项目、单位、地点、作者、题名、形成时间、磁带型号、带号、技术质量、盘数、使用机器型号、批准人、磁带销磁次数等内容，作为归档的依据。

第四章声像档案的保护与管理

第七条声像档案的分类编目管理

(一)归档后的声像档案要划分类别和编制目录。类别号用汉语拼音大写字母S作为代号，S后加阿拉伯数字：S1是照片档案，S2是录音带;S3是录像带，S4是影片，S5……;并根据其重要程度分别定出永久、长期、短期三个保管期限;

(二)公安声像档案的案卷，要按同一会议，同一活动，同一案件，同一项目为单位立卷，分别编写案卷号，案卷号不得重复;

(三)保管公安声像档案要设置专用库房，配备必要的声像装具设备。专用库房温度应保持在14-22℃，日变化幅度不超过±2℃;相对湿度应保持在45-60%，日变化幅度不超过±5%;保存底片的设备内温度应控制在13-15℃，相对湿度控制在35-45%之间，要有防盗、防火、防尘、防磁化、防光和温、湿度调节等设施，并要经常保持清洁，防虫蛀、霉变;

(四)公安声像档案的带式载体档案每隔一年重绕一次;照片正片和负片每隔一年检查一次，发现有变质、损坏迹象的要及时修补和复制。

第五章声像档案利用

第八条公安声像档案的收集、整理和管理的目的在于为领导决策和各业务部门提供有效服务。

(一)档案部门要建立必要的声像档案检索工具和专门阅览场所;

(二)档案部门要配备专职研究人员，系统地整理加工声像资料，充分开发声像档案信息资源，做好利用工作;

(三)档案部门要围绕公安中心工作，编制专题目录、索引、资料介绍等;

(四)档案部门要为侦破大案、要案、编史修志、专题教育提供声像资料。

第六章公安声像档案管理制度

第九条建立健全公安声像档案各项管理规章制度，确保声像档案的安全。

(一)任何单位和个人不得私自翻拍、复制、剪接、销磁、涂改声像材料;

(二)查借阅公安声像档案必须有完备的审批手续，对具有重要价值的声像档案，一般只提供复制品，对照片只提供正片不提供负片，如因工作特殊需要借用原件，需经归档单位主管领导批准;

(三)公安声像档案的鉴定、统计和销毁，要根据声像档案的特点结合其他类别档案管理的有关规定执行;