公司採購管理方法

公司採購管理方法

第一條 制定目的

為規範公司各類物品採購的管理，提高效率，節省開支，根據公司有關規定，制定本辦法。

第二條 管理機構

本採購管理制度所涉及的用品統一由_______部門負責採購。

其中，內購由_______部門負責辦理。外購由_______部門負責辦理，其進口事務由_______部門辦理。採購重要材料應由________徑與供應商或代理商議價。對於專項用料，必要時由________指派專人或指定部門協助辦理採購。

第三條 涉及物品

本採購管理制度所涉及的用品包括：

1．辦公用品；

2．辦公裝置和辦公用具；

3．日常辦公用品、各種耗材；

4．生活用品（食堂採購除外）；

5．基建工程維修及材料；

6．其它需要報銷的公用品。

第四條 採購方式

採購部門應按材料使用及採購特性，選擇最有利的方式進行採購。比如：

1．集中計劃採購：對具有共同性的材料，應集中計劃辦理採購。經核定材料專案，通知各請購部門提出請購計劃，報_____部門定期集中辦理。

2．長期報價採購：凡經常使用，且使用量較大的材料，_____部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批後通知各請購部門按需提出請購。

3．採購部門應按採購地區、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料採購作業期限，並通知各有關部門。

第五條 具體採購程式

一、填寫請購單

1．請購應按照存量管制基準、用料預算，並參考庫存情形開立請購單，逐項註明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經本公司_____稽核後按規定逐級呈核並編號，最後送_____部門。

2．來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。

3．特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備註”欄註明原因，以急件遞送。

4．庶務用品由_____門按月實際耗用狀況，並考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。

5．以下總務性物品可免開清單，而以“總務用品申請單”委託_____部門辦理，例如：賀-奠用物品；招待用品；書報、名片、文具、報表等，以及小額採購的材料。

二、審批請購單

1．各部門根據實際需要，確定採購用品的品名、規格型號和數量後，填寫《_____》，提前一個星期報公司_____；

2．日常用品的採購金額在_____元以內（含_____元）的，由公司_____審定，經_____稽核後，由_____組織在_____個星期內進行採購；

3．採購金額在_____元以上的報_____批准後由_____進行採購。

三、比價

國內採購與國外採購的比價、議價程式相似，具體如下：

1．採購人員接“請購單”後應按請購事項的緩急，並參考市場行情、過去採購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。

2．如果報價規格與請購單位的要求略有不同或屬代用品，採購人員應檢附有關資料並於“請購單”上予以註明，報經______核發，並轉______部門或______部門簽註意見。

3．屬於慣例超交者（比如最低採購量超過請購量）採購人員應在議價後，在請購單“______欄”中註明，報______核籤。

4．對於廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，並以電話等方式向廠方議價。

5．採購部門接到請購部門緊急採購口頭要求，主管應即指定經辦人員先做詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。

四、呈批與核決

1．詢價完成後______人員應在“______”詳細填寫詢價或議價結果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經______核批，並按採購審批許可權呈批。

2．國內採購核決許可權規定如下：

原物料：（1）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。

（2）採購金額預估在_____萬元至_____萬元者，由_____核決。

（3）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。

財產支出：（1）採購金額預估在_____萬以下者，由_____核決。

（2）採購金額預估在_____萬至_____萬元者，由_____核決。

（3）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。

總務性用品：（1）採購金額預估在_____萬以下者，由_____核決。

（2）採購金額預估在_____萬至_____萬元者，由_____核決。

（3）採購金額預估在_____萬元以上者，由_____核決。

3．國外採購核決許可權規定如下：

（1）採購金額以CIF美元總價摺合在_____萬（含）以下者由____核決；

（2）採購金額以CIF美元總價摺合超過__元以上者由____核決。

五、訂購

1．國內採購：

（1）採購經辦人員接到已經審批的“請購單”後應向廠方寄發“訂購單”，並以電話確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上註明“_____”及“_____”。

（2）分批交貨時，採購人員應在“請購單”上加蓋“_____”章以利識別。

2．國外採購

（1）“請購單（外購）”經報批轉回外購部門後，即向供應訂購併辦理各項手續。

（2）如需與供應商簽訂長期合約，外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書，按採購審批程式報批後辦理。

六、進度控制

1．國內採購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“採購進度控制表”控制採購作業進度。

2．採購人員未能按既定進度完成採購時，應填制“採購交貨延遲情況表”，並註明“異常原因”及“預定完成日期”，經主管批示後轉送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。

七、送貨與驗收

供貨方發貨後，_____按送貨單進行驗收，經核對（名稱、規格、數量、單價、金額、質量）無誤後，在送貨單上（一式二聯）簽字驗收，然後將送貨聯留存歸類，另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。

八、單據整理與付款

第六條 品質複核

1．價格複核

（1）採購部門應經常調查主要材料市場行情，建立供應商資料，作為採購及價格稽核的參考。

（2）採購部門應對企業內各公司事業部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。

2．品質複核

採購單位應對企業內所使用的材料品質予以複核，並形成完整資料備查。

3．異常處理

審查作業中若發現異常情形，採購單位審查部門應即填寫“_______，通知有關部門處理。

第七條 附則

本辦法經_____核准後實施，增設修訂亦同。

本辦法最終解釋權歸_____。