催款函有哪些注意事項
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一、催款函有哪些注意事項
催款方在製作中應注意以下事項:
一、催款函應包括以下內容:
1、欠款方名稱
2、欠款事項
3、欠款時間
4、欠款原因
5、欠款金額
6、發票編號
7、催款方的銀行賬號
8、最後付款期限
二、催款方的信息要明確方便欠款方還款,包括以下:
1、催款方的聯繫人2、聯繫電話3、聯繫地址
三、催款的語氣,根據催款性質不同,注意如下:
1、通知欠款方並告知付款時間將要到或已經到,讓對方企業準時付款。此時是通知性質,催促語氣不宜強烈。
2、欠款方未按時付款或已長時間拖延付款,收款方不僅是通知,更有嚴重警告的意思,催促語氣比前者強烈,催款的內容、時間更為明確。
出於保持催款單位與欠款方的友好合作關係,催款函可以分階段發出,如第一階段予以提醒,第二階段直接催款,第三階段“最後通牒”。
四、尾部寫明催款方的處理意見
在催款函尾部可以增加欠款方經催款函提醒仍不付款,催款方可根據相關規定(如合同約定、銀行規定)加收罰金,或是通過法律途徑解決付款事宜。
綜上,發送催款函的目的是向欠款方催收款項,在書寫過程中,催收方必須對催款函上的各項內容給予明確,尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最後付款期限等,方便欠款方還款,從而最大限度的保障催款方的合法利益。
二、催款函的作用
1、查詢
催款函可以及時瞭解對方單位拖欠款的原因,溝通信息,以便採取相應的對策和措施,協調雙方的關係。
2、催收
債權方為了加速資金流動以及合理週轉,擴大再生產,會對債務有意或無意拖欠付款的行為採取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款,儘可能避免或減少經濟損失。
3、憑證
如果由於拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失,催款函又可以起到記載憑證作用,即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時,催款函可以作為一種有力的憑證。
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